Il Registro dei volontari è il documento che contiene tutti i dettagli dei volontari di una organizzazione non profit e fa parte degli obblighi introdotti dal Codice del Terzo Settore. Il Codice ha imposto infatti a tutti gli Enti del Terzo Settore l’obbligo di tenere un registro dei volontari e di stipulare un’idonea assicurazione per tutte le persone che svolgono attività di volontariato in Italia.
Per questo motivo, SISCOS ha lavorato per tutti i suoi associati ad una polizza del volontariato, che garantisce una copertura per malattia, infortuni e responsabilità civile per tutti i volontari in Italia, sia strutturali che occasionali, oltre all’estensione per tutela legale e responsabilità patrimoniale degli amministratori.
Sottoscrivendo con noi la polizza del volontariato, avrete accesso anche al Registro Volontari Elettronico di SISCOS. Si tratta di un Registro Volontari Digitale che vi semplificherà la vita nella gestione dei vostri volontari occasionali e strutturali, e che potrete utilizzare senza costi aggiuntivi.
Il Registro dei Volontari Elettronico di SISCOS permette di creare varie sezioni del Registro, una per ogni tipologia di volontari o di polizza stipulata. Permette inoltre di scaricare in qualsiasi momento una situazione aggiornata del registro volontari in formato Pdf.
Per chi fosse interessato a stipulare l’assicurazione del volontariato con SISCOS, vi rimandiamo alla richiesta di preventivo.
Solo se hai già sottoscritto con SISCOS la polizza per il volontariato in Italia
Il nostro Registro Volontari Digitale è conforme alla normativa e permette agli enti di assolvere gli obblighi introdotti dalla Riforma per tutti gli Enti del Terzo Settore, consentendo una gestione più semplice dei vostri volontari. Attraverso il nostro registro avrete sempre con voi i documenti relativi alle vostre polizze del volontariato ed avrete la possibilità di creare una sezione del registro per ciascuna tipologia di volontari: strutturali, occasionali ed utenti.
Potrete scaricare il vostro registro volontari in qualsiasi momento, in formato Pdf o Excel, e quante volte vorrete. Vi verrà garantita l’inalterabilità del registro e la numerazione progressiva dei volontari.
Il Registro dei Volontari è il documento che permette di sapere chi sono i volontari dell’organizzazione, da tenere sempre aggiornato, e che contiene tutti i loro dati (nome e cognome; data e luogo di nascita; codice fiscale; indirizzo di residenza; data di inizio dell’attività; data di fine dell’attività volontaria presso l’ente)
Nel caso dei Volontari Strutturali (non occasionali) il Registro è obbligatorio. Per i Volontari Occasionali invece rimane comunque la necessità di raccogliere e conservare i dati, in modo tale da metterli a disposizione della compagnia assicuratrice in caso di bisogno. Il nostro consiglio è quello di creare all’interno del registro una sezione specifica anche per i volontari occasionali.
La valutazione dell’occasionalità o meno dell’attività di volontariato è lasciata al singolo ente. In generale, può considerarsi volontario occasionale colui che presta il proprio servizio all’interno dell’ente in maniera estemporanea e non continuativa, per un lasso di tempo ben definito. (es. Volontario per evento di Natale della durata di due giorni)
Il decreto del 6 ottobre 2021 stabilisce che è possibile servirsi di strumenti elettronici e/o telematici per la tenuta dei registri purché ne sia garantita l’inalterabilità delle scritture.
La risposta è NO. Non è sufficiente tenere un Registro Volontari Excel. Deve trattarsi necessariamente di un file che garantisca l’inalterabilità del registro e che sia numerato in maniera progressiva.
Se cartaceo, la vidimazione del Registro dei volontari deve essere effettuata da un notaio o da un pubblico ufficiale abilitato alla vidimazione, di norma un segretario comunale.
Così come il cartaceo, anche il Registro Volontari Elettronico deve rispettare i requisiti di inalterabilità e di data certa richiesti dalla normativa, grazie all’utilizzo della firma digitale, della marca temporale e dell’inalterabilità dei campi obbligatori che il supporto elettronico deve garantire. Dal nostro Registro dei Volontari Elettronico è possibile effettuare il download del registro volontari pdf, vidimato e con marca temporale.
Sì, deve essere identificato in modo chiaro ed univoco chi è il volontario, quindi una colonna dovrà essere sicuramente dedicata al nome e cognome del volontario. Dovrà esserci inoltre il riferimento sia alla data di inizio che alla data di fine dell’attività di volontariato svolta.
Si può usare lo stesso registro, creando una sezione apposita o riportando la loro qualifica di volontario occasionale. Oppure li si può iscrivere in un registro diverso. All’interno del nostro Registro Elettronico dei Volontari troverete sezioni differenti per occasionali, strutturali ed utenti.
Tutti i volontari vanno assicurati, sia quelli strutturali che quelli occasionali. È possibile stipulare polizze differenti per le due tipologie di volontari.
Il Registro dei Volontari è necessario anche per la Compagnia Assicurativa, che dovrà verificare la presenza del nominativo nel Registro di colui che ha subito il danno o lo ha causato in caso di responsabilità civile verso terzi.
L’articolo 2 del D.M. 6 ottobre 2021 afferma che “Le polizze assicurative […] sono stipulate in forma collettiva o in forma numerica dagli enti del Terzo settore”. Pertanto i riferimenti dei soggetti assicurati (volontari) sono rinvenibili nel Registro o, per i soli occasionali, in altro modo da concordare con la compagnia assicurativa.
